Archivreorganisation

Unser Unternehmen unterstützt Sie in der Umsetzung der neuen Direktionsverordnung über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach dem bernischen Gemeindegesetz und deren Anstalten (ArchDV), die am 1. Januar 2015 in Kraft getreten ist und wichtige Änderungen in der Archivführung beinhaltet. Mit einer Archivreorganisation können alle kantonalen Vorgaben fachgerecht umgesetzt werden.

Neu werden physische und elektronische Unterlagen gleichgestellt, die Bestände müssen – dem Öffentlichkeitsprinzip folgend – einsehbar sein. Dauernd aufzubewahrende Unterlagen werden als Archivgut bezeichnet.

Der Verwaltung der Unterlagen (Records Management) kommt in der neuen Direktionsverordnung grosse Bedeutung zu. In der digitalen Archivierung wird konsequent das Dossierprinzip verlangt. Die Aufbewahrungsfristen und Benutzungsbestimmungen sind in den Verwaltungsprogrammen, in der Ablage, im Zwischenarchiv (befristete Aufbewahrung) sowie im Gemeindearchiv anzuwenden.

Für die Verwaltung der Unterlagen, die befristete Aufbewahrung und die Archivierung von Unterlagen werden zwei Ordnungsinstrumente eingesetzt: erstens das Ordnungssystem (Registraturplan, Aktenplan) und zweitens die Gliederung (Archivplan). Das chronologisch und nach Tätigkeitsbereichen gegliederte Archivgut muss zudem zitierfähig beschriftet und mit einem Verzeichnis (Findmittel) erschlossen werden.

In Archivräumen müssen das Zwischenarchiv und das Langzeitarchiv örtlich oder technisch abgegrenzt werden. Das Archivgut muss staubgeschützt (in Schachteln) aufbewahrt werden, die Archivräumlichkeiten müssen den einschlägigen klimatischen Vorgaben entsprechen und insbesondere vor unerlaubter Einsichtnahme oder Entfernung genügend geschützt sein.

Alle Informationen (inkl. Checkliste «Inspektion der Gemeindearchive») finden sich auf der Website des Amtes für Gemeinden und Raumordnung des Kantons Bern.



 
 

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